Unternehmensbeitrag GHX Europe GmbH

Papier war gestern: Die elektronische Rechnung hält Einzug in den Klinikalltag


Für viele Finanzentscheider in Unternehmen und Krankenhäusern ist die E-Rechnungslegung ein Buch mit sieben Siegeln. Der Irrtum, bei einer elektronischen Rechnung handele es sich um eine Rechnung im PDF-Format, ist noch immer weit verbreitet. Was aber ist die E-Rechnung genau – und warum sollten sich Kliniken jetzt dringend mit der Umstellung befassen?

EU-Norm definiert Standards für E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, dass eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dafür gelten Standards, die durch die EU definiert sind. Nach neuer Norm sind nur noch wenige strukturierte Formate zulässig, das empfohlene Format heißt X-Rechnung. Auch sogenannte Hybride (ZUGFeRD 2.0) sind möglich. Digital statt manuell heißt es auch bei der automatischen elektronischen Bearbeitung, also bei Eingang, Freigabe und Archivierung der Rechnung. Bei allen Vorgängen gibt es rechtliche Fallstricke zu beachten – so muss die Archivierung beispielsweise revisionssicher sein und über zehn Jahre erfolgen.

Optimierte Prozesse
Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, doch die Investition zahlt sich schnell an vielen Stellen aus. Die elektronische Rechnung ist auch deshalb effizienter, weil ein digitaler Rechnungs-Workflow zu einer erheblichen Prozessoptimierung im Klinikalltag führt. Dank automatisierter Prozesse werden Ressourcen in der Verwaltung eingespart, die an anderer Stelle besser eingesetzt werden können. Papier- und Druckkosten reduzieren sich, ebenso wie Zeitaufwände für Versand und Bearbeitung der Rechnung. Zudem ergeben sich durch die elektronische Übermittlung beschleunigte Zahlungseingänge.

Einfache Implementierung
Mehr als 950 Kliniken in Deutschland vertrauen bereits auf die innovativen Technologien von GHX. Die Einhaltung der aktuellen und zukünftigen Vorschriften wird mit GHX eInvoicing ermöglicht und die Implementierung verläuft in drei Schritten. Zunächst erfolgt eine Ist-Analyse des aktuellen Rechnungs-Workflows und der beteiligten Software-Systeme in der Klinik. Im zweiten Schritt erarbeiten Experten ein umfassendes Soll-Konzept mit einem Umsetzungsplan, der die Basis für die Integration des GHX-eInvoicing-Portals bildet. Zuletzt erfolgt die Implementierung durch erfahrene Mitarbeiter.

Jetzt tätig werden
Die komplexen Prozesse im Klinikalltag zu vereinheitlichen und einen zentralen Rechnungseingang zu schaffen,bedeutet einigen Aufwand. Verschiedene Abteilungen wie Rechnungswesen, Einkauf und IT müssen engzusammenarbeiten, um später einen funktionierenden Workflow zu erhalten. Daher empfiehlt GHX Kliniken, dieProzessumstellung so bald wie möglich anzugehen. Bei Fragen wenden Sie sich gern an die Experten von GHX: https://www.ghx.com/europe/de