Die digitalgedacht GmbH hat mit dem Release 1.2.358 ihrer Abrechnungssoftware „Abrechenknecht“ einen wichtigen Schritt in Richtung vollautomatisierter Prozesse im Rettungsdienst vollzogen: Mit der neuen Rechnungsautomation ist erstmals eine Abrechnung im Echtbetrieb komplett ohne manuellen Eingriff durchgelaufen, von der Datenerfassung über die Zuordnung des Transportscheins bis zum Versand der fertigen Rechnung an die Krankenkassen oder Privatkund:innen.
Regelbasierte Automation für den gesamten Abrechnungsprozess
Herzstück des Releases ist die neue Rechnungsautomation, die Nutzer:innen unter „Rechnungsvorlagen → Rechnungsautomation“ aktivieren und konfigurieren können. Ein mitgeliefertes Standard-Regelwerk legt fest, wann eine Fahrt automatisch abgerechnet wird: Grundsätzlich werden Fahrten erst in Rechnung gestellt, wenn sie mindestens 24 Stunden unverändert im Status „Rechnung erstellen, orange“ liegen; dieser Schwellenwert lässt sich individuell anpassen. Einzel- und Privatrechnungen werden nach Ablauf dieser Frist automatisch
versendet.
Für Rechnungen an gesetzliche Krankenkassen stehen zwei Bündelungsoptionen zur Verfügung: Sobald mindestens 50 Fahrten einer Krankenkasse vorliegen, werden diese automatisch zu einer Sammelrechnung zusammengefasst. Alternativ wird eine Rechnung erstellt, sobald eine Fahrt mindestens sieben Tage im entsprechenden Status verharrt. Jede Regel lässt sich individuell konfigurieren – inklusive der Frage, ob die resultierende Rechnung automatisch angeordnet und versendet oder bewusst zur manuellen Prüfung zurückgehalten werden soll. Auch einzelne Kostenträger können vollständig von der Automation ausgenommen werden, etwa wenn ein Leistungserbringer Rechnungen weiterhin ausdrucken und postalisch versenden möchte.
Höherer Automatisierungsgrad auch bei Mahnwesen und Zuzahlungen
Neben der Rechnungsautomation wurde auch der Automatisierungsgrad in angrenzenden Prozessen erhöht. Mahnstufen lassen sich nun mit einer individuell festlegbaren Verzögerung sowie eigenen Schaltern für die automatische Erstellung und Anordnung konfigurieren. Zudem können Zuzahlungen von Patient:innen künftig direkt über die Rechnungserstellung eingefordert und automatisch per Datenträgeraustausch (DTA) an die Krankenkasse übermittelt werden, sofern der jeweilige Tarif eine Zuzahlung vorsieht.
Weniger klicken, weniger warten, weniger manuell prüfen
„Der wichtigste Schritt ist gemacht: Der Abrechenknecht kann Rechnungen nicht mehr nur erstellen, sondern den gesamten Prozess eigenständig durchführen – vom Eingang der Daten bis zum Versand der Rechnung, rund um die Uhr und ohne Unterbrechung“, sagt Michael Schneider, Geschäftsführer der digitalgedacht GmbH.
Für Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen bedeutet die neue Automation vor allem eines: weniger manuelle Routinearbeit in der Verwaltung und ein Abrechnungsprozess, der auch dann weiterläuft, wenn gerade niemand am Schreibtisch sitzt. Die vollständige Kontrolle verbleibt dabei stets bei den Anwender:innen, die jede Regel an die eigenen Prozesse anpassen können.
Über den Abrechenknecht
Der Abrechenknecht ist die Abrechnungssoftware der digitalgedacht GmbH für Rettungsdienste, Krankentransport- und Krankenfahrtenunternehmen. Die Lösung automatisiert den gesamten
Abrechnungsprozess: Transportscheine werden per Scan und OCR digital erfasst, Rechnungen regelbasiert erstellt und über digitale Schnittstellen (DTA) an die gesetzlichen Krankenkassen übermittelt. Privatrechnungen werden automatisiert erstellt und können eigenständig über ein Kundenportal angepasst werden. Sämtliche Abrechnungsdaten fließen in die Buchhaltung ein; ein integriertes Mahnwesen sowie die Anbindung an Factoring-Dienstleister runden das Leistungsspektrum ab. So reduziert die Software den Personalaufwand in der Faktura erheblich, Krankenstände und Personalengpässe werden aufgefangen. Nutzer:innen profitieren zudem von einer intuitiven Bedienung mit kurzer Einarbeitungszeit von rund zwei Stunden sowie einem transparenten Preismodell ohne größere Investitionskosten.
Über die digitalgedacht GmbH
Die digitalgedacht GmbH mit Sitz in Weingarten (Baden-Württemberg) entwickelt Softwarelösungen für Rettungsdienste, Feuerwehren und Hausnotruf-Anbieter. Das im Juni 2024 gegründete Unternehmen baut auf der langjährigen Zusammenarbeit der Firmen nexiles und KPI4me auf und bündelt deren Branchenerfahrung in drei Produkten: dem Abrechenknecht für die automatisierte Abrechnung, dem Berichtswesen für Vorhaltungs-, Personal- und Finanzplanung sowie dem Helferhelfer für die digitale Verwaltung von Hausnotruf-Diensten.