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Ärzte und Pflegekräfte verbringen einen großen Teil ihres Arbeitstages mit Dokumentation. Die Debatte fokussiert auf Gesetze, Nachweispflichten, Qualitätssicherung und Prüfanfragen des Medizinischen Dienstes. Sie sagen aber, ein Teil des Problems liegt woanders.
Kathryn Sikora: Gefragt wird fast immer, was dokumentiert werden muss und wie sich das reduzieren lässt. Das ist die halbe Frage. Die andere: Wie lange dauert es, eine ohnehin notwendige Angabe zu erfassen? Ich habe es auf Station erlebt: Dieselbe Angabe dauert in einem gut integrierten System Sekunden, in einem fragmentierten Umfeld Minuten. Der DigitalRadar bescheinigt den Häusern seit Jahren deutliche Fortschritte – und trotzdem melden fast neun von zehn dem Deutschen Krankenhausinstitut einen steigenden Dokumentationsaufwand. Digitalisierung allein schafft noch keine Entlastung – entscheidend ist, wie sie im Arbeitsalltag ankommt. Ein erheblicher Teil der benötigten Zeit entsteht durch Reibung im digitalen Arbeitsplatz – und genau die lässt sich verändern, ohne auf die nächste Reform zu warten.
Was heißt hier Reibung konkret?
Kathryn Sikora: Reibung ist jeder Punkt, an dem der Arbeitsfluss anhält, weil die Technik es verlangt und nicht die Aufgabe. Die erneute Anmeldung am nächsten Rechner, die Suche nach einem freien Gerät auf der Visite, das Warten auf eine Anwendung. Wenn ich Pflegekräfte frage, was am meisten stört, sind es fast immer die kleinen Stolpersteine – und genau daraus entstehen Workarounds.
Stefan Müller: Aus unseren Kundenprojekten kennen wir dazu ein Muster: Ein Haus investiert seit Jahren in Digitalisierung und viele Verbesserungen sind im Alltag spürbar – aber ein Teil des Gewinns ist zwei Jahre später wieder weg. Nicht aus Nachlässigkeit – es kommt laufend etwas dazu: Jede neue Anwendung bringt ihre eigene Anmeldung mit, Update-Zyklen überholen die Freigabeprozesse der klinischen Systeme. Jede Änderung ist für sich richtig – in Summe wird addiert statt integriert. Wir haben vor einem Jahr gesagt, Digitalisierung sei kein Projekt mit Enddatum. Heute formuliere ich schärfer: Ohne Pflege fällt sie zurück.
Warum sollte das die Geschäftsführung interessieren und nicht nur die IT?
Stefan Müller: Weil Reibung eine Kostenposition ist, auch wenn sie in keiner Bilanz so heißt. Sie zeigt sich in Überstunden, Krankheitstagen, Fluktuation – und in den Nachweispflichten. All das hängt an Arbeitsplätzen, die im Alltag funktionieren oder eben nicht. Wir kennen den Mechanismus aus dem eigenen Geschäft: Wird nicht unmittelbar dokumentiert, leidet die Qualität und aus Unsicherheit wird zu vorsichtig abgerechnet. Im Krankenhaus heißt das Kodierung, nur hängt dort zusätzlich die Versorgung dran. Messbar ist das: Das Fraunhofer IML hat erhoben, dass fast die Hälfte der Beschäftigten von Lücken im zeitlichen Ablauf berichtet – dokumentiert wird gesammelt am Schichtende. Die Antwort ist weder mehr Disziplin noch der nächste Appell, sondern ein Arbeitsplatz, der zeitnahe Dokumentation zum einfachsten Weg macht.
Was ändert sich, wenn man nach Personas plant?
Stefan Müller: Die Trennlinie verschiebt sich vom Organigramm zum tatsächlichen Bedarf. Oberarzt und Assistenzarzt sind organisatorisch verschieden und technisch oft identisch – Nachtdienst und Tagdienst auf derselben Station umgekehrt. Wer nach Organigramm ausstattet, stattet die falschen Unterschiede aus. Zwischen dem leichtesten und dem anspruchsvollsten Arbeitsplatzprofil liegt ungefähr der Faktor acht, bezahlt wird meistens eins zu eins.
Wichtig ist bei der Planung die Reihenfolge. Wir definieren die Persona unabhängig von Lösung und Hersteller. Erst wenn klar ist, wie tatsächlich gearbeitet wird, fällt die Entscheidung über die Plattform. Interessant ist, dass die Anbieter diese Logik gerade nachziehen. Citrix etwa koppelt die Lizenzierung inzwischen an Nutzergruppen statt pauschal an Köpfe. Für ein Haus im Umbau ist das relevanter als jedes einzelne Funktionsmerkmal, weil eine Umorganisation dann nicht automatisch ein Lizenzprojekt auslöst.
Kathryn Sikora: Was für die eine Gruppe ein echter Hebel ist, ist für die andere irrelevant: Für die Stationspflege im Schichtdienst ist kartenbasiertes An- und Abmelden mit mitwandernder Sitzung ein spürbarer Gewinn, für die Verwaltung im Homeoffice zählt anderes. Wer die Personas kennt, beschafft anders, rollt anders aus und schult anders. Es ist wie mit Konfektionsgrößen: Es passt irgendwie, richtig glücklich ist man selten.
Sie sprachen vom Anmelden. Dahinter steckt das Thema Identität.
Kathryn Sikora: Sammelzugänge auf Station sind historisch gewachsen und im Schichtbetrieb unter Zeitdruck waren sie oft die einzige Lösung. Geändert hat sich der Kontext: Immer mehr Prozessketten sind nachweispflichtig. Eine konsolidierte digitale Identität statt vieler Einzelzugänge zahlt doppelt ein: weniger Reibung – gerade bei Pool- und Springerkräften – und eine stärkere Kontrolle über Zugriffe.
Woher weiß ein Haus überhaupt, welche Personas es hat?
Kathryn Sikora: Personas sind Arbeitsmuster, keine Berufsbezeichnungen. Man findet sie, indem man hinschaut: auf Station, in Workshops, im Gespräch mit Pflegedirektion und Betriebsrat. Und das ist keine einmalige Übung: Telemedizin und MVZ-Anbindungen verändern Arbeitsmuster laufend. Sichtbar wird das über Betriebsdaten – Stichwort Digital Employee Experience.
Stefan Müller: Eine Regel hat sich bewährt: Unbekannte Werte werden nicht geschätzt, sondern als Datenlücke dokumentiert und einem Verantwortlichen zugewiesen. Banal, aber bei knappen Mitteln entscheidend – und knapp sind sie: Deutsche Kliniken geben für laufenden IT-Betrieb und IT-Personal deutlich weniger aus als vergleichbare Häuser in Europa. Deshalb fällt die entscheidende Wahl oft nicht beim Produkt, sondern beim Betriebsmodell.
Was wünschen Sie den Verantwortlichen für die nächsten zwei Jahre?
Kathryn Sikora: Den Mut, vom Arbeitsplatz her zu denken statt vom einzelnen System. Der Reformdruck wird nicht kleiner – und Reformen müssen sich am Arbeitsplatz der Menschen zeigen, sonst bleiben sie Papier. Und ich wünsche mir, dass IT, Pflegedirektion und Geschäftsführung das gemeinsam als strategische Investition begreifen.
Stefan Müller: Schattennutzung ist keine Disziplinfrage, sondern die normale Reaktion auf Reibung. Ich habe in einem Projekt erlebt, dass Röntgenbilder mit dem Handy abfotografiert und dem Bereitschaftsarzt per privater Mail geschickt wurden, weil der offizielle Weg zu umständlich war. Beendet hat das kein Verbot, sondern eine mobile Bildbetrachtung – der sichere Weg war plötzlich der schnellere. Heute läuft dasselbe Muster mit KI. Die nächste Nutzergruppe, die einen Arbeitsplatz braucht, ist vielleicht kein Mensch mehr. Deshalb wünsche ich niemandem mehr Technik, sondern eine Basis, die die nächste Veränderung aufnimmt, ohne dass man sie neu baut.
Kathryn Sikora: Der Arbeitsplatz ist keine Nebensache. Er ist die Stelle, an der Reform entweder ankommt – oder eben nicht.
Über SVA
Die SVA System Vertrieb Alexander GmbH begleitet Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen von der Analyse der Arbeitsmuster über die Persona-Definition bis zum Betrieb moderner Arbeitsplatzumgebungen – herstellerneutral in der Konzeption, umsetzungsstark in der Realisierung. Weitere Informationen unter sva.de