med.Logistica

Die Logistik hat einen entscheidenden Einfluss auf die Zufriedenheit von Patienten im Krankenhaus, weiß Prof. Dr. Hubert Otten. Zur diesjährigen med.Logistica (17. und 18. Mai 2017) stellt er Studien zu diesem Thema vor.

Der an der Hochschule Niederrhein lehrende Krankenhauslogistiker und Leiter des Instituts für Health Care Management, des Instituts für Datenmanagement und Datenvalidierung im Gesundheitswesen sowie des Competence Centers eHealth, Prof. Dr.-Ing. Hubert Otten, referiert im Rahmen der med.Logistica 2017 zur Erhöhung der Patientenzufriedenheit in Krankenhäusern. Mitreferenten aus dem Kinderkrankenhaus auf Bult sind Prof. Dr. med. Olga Kordonouri, Chefärztin und stellv. Ärztliche Direktorin sowie Bereichsleiterin Bärbel Busse.

In diesem Kontext wird ein Überblick zu deren Ermittlung, Validierung und Verbesserung vorgestellt. Bereits im Vorfeld sprach er mit uns über den Einfluss von Wartezeiten auf die Patientenzufriedenheit und Maßnahmen zur Verkürzung derselben bzw. zur Verbesserung dieser Situation.

Studien haben in den letzten Jahren deutlich gemacht, dass die Patientenzufriedenheit von einer Vielzahl von Kriterien abhängig ist. Vor allem das Kriterium der Wartezeiten wird in diesem Zusammenhang signifikant schlechter bewertet. Welche Ursachen sehen Sie dafür?

Viele Krankenhäuser wurden vor Jahrzehnten geplant und gebaut. Damals war die mittlere Verweildauer der Patienten doppelt so hoch wie heute. Mit der Reduzierung dieser Kennzahl und gleichzeitiger Erhöhung der Fallzahlen hat sich die Frequenz vieler am Patienten orientierter Prozesse – von den Behandlungen über den Besuch der Angehörigen bis hin zum Wechsel der Bettwäsche – in entsprechendem Maße erhöht.

Dies führt an vielen Stellen im Krankenhaus dazu, dass bei gleich gebliebener Anzahl von Behandlungs- und Untersuchungsräumen Warteschlangen entstehen. Der Patient wartet in der Aufnahme, in der Radiologie, in der Kardiologie, vor der OP-Schleuse oder vor den Aufzügen. Vor letzterem beispielsweise warten aber auch Besucher, Mitarbeiter und Materialtransporte sowie das Mittagessen. In Versorgungstunneln kommt es zu Staus bei den sich autonom bewegenden fahrerlosen Transportfahrzeugen. In der Kantine warten Mitarbeiter und Besucher auf die Essensausgabe und stehen Schlange bei der Rückgabe von Essenstabletts.

In Ihrem Vortrag nehmen Sie Bezug zur sogenannte „Warteschlangentheorie“. Was steckt dahinter?

Die genannten Probleme können mit der Warteschlangentheorie modelliert und untersucht werden. Dann wird erkennbar, wovon der Auf- und Abbau einer Warteschlange abhängig ist und wie man einen zu großen Warteschlangenaufbau verhindert und damit entsprechend Wartezeiten auf ein verträgliches Maß reduziert.

Zur Modellierung und Untersuchung benötigt man zu Beginn eine verlässliche Datenbasis. Eine solche kommt für Patienten aus dem Krankenhausinformationssystem und – sofern vorhanden – aus einem Logistikleitstand. Ein Glücksfall für die Untersuchung von Wartezeiten sind die aktuell in vielen Krankhäusern eingeführten Triage-Systeme, welche bisher oft nicht vorhandene Zeitstempel zur Verfügung stellen. Maschinensteuerungen, wie z.B. für Aufzüge und AWT-Anlagen, liefern ebenfalls wertvolle Daten. Infolge dessen ist eine aufwändige Messung durch Scannen oder Zählen seltener erforderlich.

In einem zweiten Schritt ist es dann notwendig, die oft aus verschiedenen Systemen stammenden Daten so zusammenzuführen, dass konkrete Abläufe im Zeitablauf transparent werden. Dann ist es nur noch ein kleiner Schritt hin zur Berechnung entstandener Wartezeiten sowie zur Ableitung von Maßnahmen zur Reduzierung derselben.

Es ist nachgewiesen, dass die Zufriedenheit der Patienten sowohl durch die Abnahme direkter, als auch indirekter Wartezeiten zunimmt. Was bedeutet dies im Einzelnen und welche Auswirkungen hat es auf die Analyse?

Neben der direkten Wartezeit in der Notaufnahme hat beispielsweise auch die Summe der Wartezeiten auf das Mittagessen von der Küche über die Aufzüge bis zur Station Einfluss auf die Patientenzufriedenheit. Deshalb muss das Ziel darin bestehen, Wartezeiten in allen Bereichen zu identifizieren, auf ihre Ursachen hin zu hinterfragen bzw. abzustellen oder in ihrer Wirkung zu reduzieren.

Wenn über mehrere Stunden das Patientenaufkommen über der Personalkapazität liegt oder in Zeitfenstern mit vielen Elektivpatienten zahlreiche Akutpatienten hinzukommen, nehmen die Wartezeiten in der Aufnahme entsprechend definierter Zeitfenster zu. So liegt es nahe, die Schichtenplanung entsprechend anzupassen oder Elektivpatienten in Zeitfenster mit geringerem Akutpatientenanteil zu terminieren.

In diesem Kontext haben Sie zu Beginn einer Triage-Einführung sowie nach genau einem Jahr eine Studie zur Feststellung der Patientenzufriedenheit durchgeführt. Was genau haben Sie dabei untersucht und mit welchem Ergebnis?

In unserer Studie wurde unter anderem nach den Wartezeiten im Untersuchungs- und Behandlungsprozess gefragt. Auf Grundlage der Ergebnisse der ersten Befragung in Abgleich mit dem zeitlich bezogenen Patientenaufkommen sowie der Personaleinsatzplanung, wurde die Schichtenplanung angepasst. Hierfür haben wir ein Planungstool entwickelt, das bereits in mehreren Krankenhäusern erfolgreich angewendet wurde. Als Ergebnis der zweiten Befragung wurde festgestellt, dass die Patientenzufriedenheit nach einem Jahr um bis zu 19% zugenommen hat.

Zusammenfassend führt dies neben zufriedeneren Patienten zu einem besseren Image des Krankenhauses. Durch die gleichmäßigere Auslastung des Personals bei systematischer, dem Patientenaufkommen folgender Schichtenplanung, entstehen darüber hinaus weniger Stresssituationen. Und last not least nimmt der Flächenbedarf für Wartezonen oder Sitzplätze ab.

Im Rahmen der med.Logistica 2017 stellt Prof. Dr. Hubert Otten die Ergebnisse der Studien sowie die im Projekt entwickelte Methodik zur Reduzierung von Wartezeiten in einem Workshop vor. Dabei geht er neben Lösungsansätzen zu den personellen Strukturen auch auf die Entlastung technischer Systeme ein, denen es mit einer effizienten Logistik zu begegnen gilt.

Über die med.Logistica

Die med.Logistica, Kongress für Krankenhauslogistik mit Fachausstellung, wurde am 6. und 7. Mai 2015 im Congress Center Leipzig zum dritten Mal veranstaltet. Sie richtet sich an Direktoren und Geschäftsführer von Krankenhäusern und Trägergesellschaften, an Bereichs- und Abteilungsleiter für Logistik, Einkauf, Wirtschaft und Verwaltung sowie an OP-Manager, Technische Leiter und Pflegedirektoren. Ebenso werden Krankenhausapotheker, Krankenhaus-Architekten und -Planer, aber auch Industrievertreter angesprochen. 2015 zog die Plattform für Healthcare-Logistik 750 Fachbesucher an. Insgesamt 66 Aussteller aus sechs Ländern zeigten in der begleitenden Industrieausstellung ihre Logistikprodukte und Logistikdienstleistungen.

Autorin:

Karoline Nöllgen, Pressesprecherin Medizinische Messen

med.Logistica im Internet:
www.medlogistica.de
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