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Bild: © POLAVIS
Zahlreiche Krankenhäuser in Deutschland stehen in den kommenden Jahren vor der Ablösung von IS-H. Das ist gleichermaßen eine technische und organisatorische Kraftanstrengung, es eröffnen sich damit aber eine große Chance: Wer heute ein neues System einführt, kann sich bereits Anforderungen von morgen annehmen, statt nur Herausforderungen von gestern anzugehen.
Diese Anforderungen unterliegen einem deutlichen Wandel und gehen weit über die Verwaltung von medizinischen und administrativen Informationen hinaus. Krankenhäuser müssen Patientinnen und Patienten durch komplexe Versorgungspfade steuern, dafür Termine und knappe Ressourcen übergreifend koordinieren, bestehende und zukünftige Fach- und Subsysteme miteinander tiefer verbinden und Informationen in Echtzeit austauschen, die zu Versorgenden durchgängig digital einbeziehen und Abläufe über Abteilungs-, Standort- und Systemgrenzen hinweg synchronisieren.
Eine Schwäche vieler heutiger Strukturen: Die jeweiligen Domänen werden durch einzelne Kernsysteme gut abgebildet. Aufnahme, Diagnostik, Behandlung, Terminierung und Patientenkommunikation verteilen sich jedoch in der Regel auf mehrere Anwendungen oder Module innerhalb einer Anwendung. Die Koordination dieser Systeme wird daher zunehmend zur eigentlichen Herausforderung.
Chancen einer echten Orchestrierungsebene
Das Krankenhaus-Informationssystem (KIS) bleibt ein zentrales Element in der klinischen IT-Landschaft. Seine Stärke liegt in der Verwaltung medizinischer, pflegerischer und administrativer Daten und Prozesse. Um heterogene Ressourcen und Systeme zukünftig in Echtzeit zu einem durchgängigen Gesamtprozess zu verbinden, braucht es jedoch eine andere IT-Architektur.
Eine Krankenhaus-Orchestrierungsplattform (KOP) agiert als koordinierende Ebene oberhalb aller bisherigen Anwendungen. Das KIS bleibt für Dokumentation und Abrechnung zuständig, die übergreifende Ablaufsteuerung übernimmt die Orchestrierungsplattform. Diese entsteht aus der konsequenten Weiterentwicklung des Patientenportals, das sich bereits in der Kommunikation über mehrere Systeme hinweg bewiesen hat. Dort fließen bereits unterschiedliche Prozesswelten zusammen: Patientinnen und Patienten suchen nach Leistungen, vereinbaren Termine, erhalten Informationen und werden durch den gesamten Behandlungsprozess geführt; sinnvoller Ansatzpunkt einer übergreifenden Steuerung.
Multiressourcen handhaben
Wie sich der Unterschied im Krankenhaus konkret auswirkt, zeigt sich anschaulich im Multiressourcenmanagement. Der entscheidende Punkt bei der gleichzeitigen koordinierten Planung und Steuerung mehrerer knapper Ressourcen der Patientenversorgung ist das „Multi“: Ein freier OP-Saal allein reicht bekanntlich für eine Operation nicht aus, es müssen auch passendes Personal, notwendige Geräte, ein Verfügbares Werkzeug und ggf. ein Intensivplatz vorhanden sein. Zielsetzung sind eine hohe Auslastung der vorhandenen Kapazitäten und gleichzeitig eine zuverlässige Patientenversorgung. Erschwerend kommen Abhängigkeiten hinzu, etwa definierte Abstände zwischen einzelnen Prozessschritten, medizinische Voraussetzungen oder administrative Kriterien, deren Komplexität von Menschen allein kaum zu bewältigen ist.
Ein bekanntes Beispiel ist die Verbindung von Patientenaufnahme und anschließendem Fachbereichstermin. Heute sind beide Buchungen häufig unabhängig voneinander. Fachbereiche vergeben Termine, ohne zeitliche Kapazitäten der zentralen Aufnahme zu berücksichtigen. Nach außen entstehen mehrere Termine und Kommunikationswege, innerhalb des Krankenhauses durch die Abhängigkeiten Abstimmungsaufwand: Bei Verschiebungen, muss die Administration im Blick behalten, welche weiteren Patiententermine betroffen sind.
Das Zielbild sieht anders aus: Der Patient startet seinen Buchungsvorgang. Im Hintergrund werden bereits mehrere zusammengehörige Behandlungstermine entsprechend definierten Vorgaben geplant – beispielsweise zunächst die Aufnahme und anschließend der Fachbereichstermin. Die beteiligten Systeme bleiben für Patientinnen und Patienten unsichtbar. Ändert sich ein Termin, muss die Logik auch die damit verbundenen Termine berücksichtigen.
Im Gegensatz zum KIS, dass nur Kalender in seinen Domänen kennt, liegt hier die Stärke einer KOP. Sie kann zuverlässig
– freie Kapazitäten aus mehreren Kalendern abgleichen,
– Regeln und Mindestabstände zwischen Prozessschritten berücksichtigen,
– zusammengehörige Termine in beteiligten Systemen buchen,
– Änderungen konsistent über alle betroffenen Termine hinweg verarbeiten und
– Patientinnen und Patienten dennoch einen verständlichen Ablauf kommunizieren.
Voraussetzung dafür sind geeignete Schnittstellen. Systeme müssen mehr als Termine übertragen können. Sie müssen unterschiedliche Leistungsarten und Abhängigkeiten abbilden können. Architekturentscheidungen werden damit unmittelbar zu Prozessentscheidungen.
Welches System führt die Abstimmung?
Sobald mehrere Systeme dieselben oder voneinander abhängige Informationen verwalten, stellt sich zwangsläufig die Frage nach der Führungsrolle – häufig als „Single Source of Truth“ bezeichnet.
Liegt dieselbe Information in mehreren Systemen vor, muss ein System festlegen, welcher Datenstand als verbindlich gilt. Änderungen sollten dort vorgenommen und anschließend an die übrigen Systeme weitergegeben werden. Diese Führungsrolle übernimmt die Krankenhaus-Orchestrierungsplattform – und zwar als das System, das die Abstimmung zwischen den bestehenden Systemen bereits organisiert.
Was kann die Orchestrierungsplattform mehr als das KIS?
Der Unterschied zwischen KIS und Orchestrierungsplattform lässt sich auf fünf Punkte verdichten.
1. Systemübergreifend statt systemzentriert: Während ein KIS vor allem Informationen dokumentiert und bereitstellt und Prozesse nur innerhalb seines eigenen Funktionsmodells verwaltet, koordiniert eine Orchestrierungsplattform Abläufe über mehrere Abteilungen und Systeme hinweg.
2. Dynamische Reaktion statt reiner Datenaustausch: Schnittstellen transportieren Informationen, eine Orchestrierung geht darüber hinaus. Eine KOP entscheidet anhand definierter Regeln, kann in Echtzeit auf Veränderungen reagieren und Planungen automatisch neu bewerten und anpassen.
3. Echte Multiressourcenfähigkeit: Entscheidend ist die gemeinsame Verfügbarkeit aller Ressourcen, die für einen Prozess benötigt werden. Diese gilt es gleichzeitig zu berücksichtigen und daraus einen realistisch durchführbaren Ablauf zu planen.
4. Einheitliche Patient Journey: ein Anliegen, ein Buchungsvorgang, eine verständliche Kommunikation. Organisatorischen Einheiten und IT-Systeme im Hintergrund spielen für Patientinnen und Patienten keine Rolle.
5. Entkopplung von Prozess und Bestandssystem: Dieser Punkt ist für die IS-H-Ablösung besonders wichtig. Wird die gesamte Prozesslogik erneut fest in einem einzelnen Kernsystem verankert, bleibt dieAbhängigkeit bestehen. Liegt die übergreifende Logik dagegen in einer eigenen Schicht, können darunterliegende Systeme später leichter verändert oder ersetzt werden.
Ausblick
Wer die IS-H-Ablösung nur als Neubeschaffung eines Kernsystems betrachtet, bleibt an der Oberfläche des Problems. Das Multiressourcenmanagement ist dabei nur ein Beispiel unter mehreren künftigen Anforderungen, etwa in Zusammenhang mit Verbundstrukturen oder dem Krankenhaustransparenzgesetz. An solchen Anforderungen wird sich zeigen, ob ein Haus weiterhin in reiner KIS-Logik plant oder bereits in Orchestrierungslogik denkt – und damit die Weichen für die nächsten zehn Jahre stellt.
AUTOR
Farid Kanbari
Geschäftsführer POLAVIS
Französische Straße 8
10117 Berlin