Die Patientenaufnahme als Startpunkt der übergreifenden Patientenreise

Die Patientenaufnahme als Startpunkt der übergreifenden Patientenreise

Ein Krankenhausaufenthalt beginnt dank Patientenportal bereits lange vor dem Eintreffen in der Klinik: Behandlungstermine werden angefragt und gebucht, Stammdaten und erforderliche Dokumente liegen vor, fehlende Unterlagen werden frühzeitig erkannt und Informationen zur Vorbereitung automatisch bereitgestellt.

Am Tag der Aufnahme erscheinen Patientinnen und Patienten dennoch mit Überweisung und Papierunterlagen an der Anmeldung. Mitarbeitende prüfen Personal- und Versicherungsdaten, Aufnahmebögen werden von Hand ausgefüllt, Dokumente später eingescannt und Behandelnden zugeordnet – an der Aufnahme bilden sich dabei regelmäßig Warteschlangen. Anschließend werden die Patientinnen und Patienten oft mündlich aufgerufen und zwischen Ambulanzen und Untersuchungsbereichen hin- und hergeschickt, es fehlt ihnen dabei an Transparenz über die nächsten Schritte. Bis die administrative Aufnahme abgeschlossen ist, vergeht häufig viel Zeit – obwohl der Termin längst online über das Patientenportal der Klinik gebucht und alle Unterlagen digital übermittelt wurden.

Der digitale Aufnahmetag

Genau an dieser Schnittstelle zwischen digitaler Terminbuchung und analoger Aufnahme setzt POLAVIS Aufnahmetag an. Die Lösung erweitert das bestehende Patientenportal um einen durchgängig digitalen Aufnahmeprozess: Patientinnen und Patienten erhalten vorab eine Checkliste, Anfahrtshinweise und eine Möglichkeit zur persönlichen Identifikation 
über das Patientenportal. Am Aufnahmetag selbst identifizieren sie sich am Self-Check-in, wo Termin und Daten automatisch abgeglichen und an die angebundenen Informationssysteme weitergegeben werden. Bestehen Unklarheiten, vermittelt das System direkt an die Mitarbeitenden der Aufnahme. Über eine digitale Patientensteuerung und Aufrufmonitore wird jeder Patient gezielt zum richtigen Behandler oder Wartebereich geführt, bis zur vollständig digitalen Übergabe an die Station.

Warum es mehr als isolierte Lösungen braucht

Für eine durchgängige Patientensteuerung ist mehr nötig als isolierte Insellösungen. Kioskterminals und Aufrufmonitore ohne direkte Anbindung an ein bestehendes Patientenportal verursachen neue Schnittstellen, doppelte Datenpflege und Medienbrüche. Erst die Kombination aus Terminbuchung, Self-Check-in und Aufrufsystem in einer gemeinsamen, aufeinander abgestimmten Infrastruktur macht aus einzelnen digitalen Bausteinen einen orchestrierten Klinikprozess. POLAVIS bietet dieses geschlossene Infrastrukturkonzept aus einer Hand: Alle Komponenten sind von Beginn an aufeinander abgestimmt und greifen auf dieselbe Datenbasis zu.

Positive Effekte für Patienten, Personal und Organisation

Für Patientinnen und Patienten bedeutet das mehr Orientierung, kürzere Wartezeiten und weniger Mehrfachangaben – und persönliche Daten müssen nicht mehr hörbar am offenen Schalter genannt werden. Aufnahmekräfte werden von Routinetätigkeiten wie Dateneingabe, Scannen und Statusauskünften entlastet und gewinnen Zeit für Menschen mit besonderem Unterstützungsbedarf, etwa ältere Patientinnen und Patienten oder Personen mit Sprachbarrieren. Für die Organisation sinkt der administrative Aufwand pro Fall und Schalter; Untersuchungsbereiche lassen sich besser auslasten, während Behandlungsteams früher über vollständige, digital vorliegende Unterlagen verfügen und verspätete oder ungeplant eintreffende Patientinnen und Patienten frühzeitig sichtbar werden.

Ein Patientenportal, das auf diese Weise über die reine Terminbuchung hinausgedacht wird, kann zum Rückgrat des gesamten Aufnahmeprozesses werden. POLAVIS Aufnahmetag zeigt, wie aus digitaler Terminbuchung und analoger Aufnahme ein einziger, intelligent gesteuerter Ablauf wird.

Weitere Informationen: https://polavis.de/produkte/aufnahmetag/