Am Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) – Campus Lübeck – wird deutlich, wie KI heute bereits Verwaltungsaufgaben, Datenanalysen und strategische Prozesse unterstützt und so das gesamte Gesundheitswesen verändert, verändern könnte. In Zeiten von Krankenhausreform und Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetz (KHVVG) ein mehr als hilfreiches Tool.
Administratives Neuland
Die Vorstellung, KI sei ausschließlich ein Thema für Ärztinnen, Ärzte und Medizintechnik, greift viel zu kurz. Gerade im Management, bei der Datenanalyse und der strategischen Steuerung kann der technologische Wandel Abläufe vereinfachen, Fehlerquellen minimieren und Ressourcen freisetzen. „Derzeit nutzen rund 10 bis 15 Prozent der Verwaltungsabteilungen KI-gestützte Anwendungen“, erklärt Kai Pardey, kaufmännischer Direktor des UKSH – Campus Lübeck. Oft seien dies zunächst einfache Aufgaben wie das Überarbeiten von E-Mails oder die Optimierung der internen Kommunikation – doch das Potenzial reiche viel weiter. Aus dieser Überzeugung heraus entstand die Teilnahme am universitären Healthcare Hackathon, der als klares Ziel formuliert, reale Herausforderungen aus dem Arbeitsalltag zu lösen und dabei Grenzen der bisherigen Prozesse aufzubrechen.
„Der Healthcare Hackathon in Frankfurt war für uns eine Art Testumgebung, um herauszufinden, wie wir unsere Daten am besten für die KI aufbereiten, damit die Ergebnisse wirklich weiterhelfen“, so Pardey. „Wir hatten hier erstmals die Möglichkeit, mit echten Daten zu arbeiten, da Gemini, als KI-Tool, inzwischen cloudbasiert läuft. Das war eine tolle (geschützte) Umgebung, in der wir die unterschiedlichsten Formate ausprobieren konnten. Ein echter Eyeopener!“
Auch der Hackathon, der sich sonst eher mit medizinischer Auswertung bzw. digitaler Prozessunterstützung beschäftigte, betrat damit Neuland. Aber die Challenge für die Administration ist in Zeiten von Krankenhausreform und KHVVG genauso realitätsnah wie zukunftsorientiert, weiß Gründer und Initiator Dr. Christian Elsner, mittlerweile aus der Universitätsmedizin als Partner ins Healthcare Transformation Team bei PwC gewechselt: Die Healthcare Hackathons im Umfeld der Unikliniken haben von jeher ihren ganz eigenen Charakter und den klaren Anspruch, die vorgestellten und vor Ort geschärften Lösungen auch in den Klinikalltag zu bringen bzw. wenigstens auszuprobieren und auf Alltagstauglichkeit zu prüfen. „Deswegen sollten sich Kliniken im Vorfeld intensiv mit ihren Prozessen auseinandersetzen, für die sie eine digitale Lösung suchen.
Mögliche KI-Einsatzgebiete und konkrete Formate
Vorbereitet und mit konkreten Ideen ging es dann ans Doing. Ein eher spielerischer, aber trotzdem sehr ernsthafter Anwendungsfall, der während des Hackathons erprobt wurde, betraf die Vorbereitung von Managementsitzungen. Bisher bedeutete dies, dass Mitarbeitende bis zu 200 Seiten an Protokollen, Berichten und Entscheidungsgrundlagen lesen, strukturieren und zusammenfassen mussten – eine mitunter monotone, aber immer zeitintensive Aufgabe. In Frankfurt nun wurde getestet, wie KI-Tools automatisch Beschlussvorlagen extrahierten, relevante Absätze strukturierten und daraus eine konsistente Übersicht generierten.
Für Pardey ein weiteres Highlight, deren Zusammenfassung als Podcast: „Die KI wandelt die wichtigsten Inhalte in gesprochene Sprache um, sodass die zentralen Punkte bequem während der Fahrt zur Arbeit oder zwischen Terminen angehört werden können.“ Das ist nicht nur ein leicht verdauliches, effizientes Format – es spart mehrere Stunden pro Sitzungsvorbereitung.
Doch der Hackathon war weit mehr als ein Schaulaufen einzelner Tools. In weiteren Durchläufen wurden Systeme trainiert, um Standardanfragen von Mitarbeitenden zu beantworten – etwa zur Urlaubsplanung, Patientenaufnahmefragen, zu Fortbildungsanträgen oder zur Raumbuchung. Wieder andere Teams nutzten KI, um Terminpläne für OP-Säle zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu melden.
Weit mehr als Medizin: KI als Herzstück moderner Verwaltung
Aktuell wird in der Verwaltung am UKSH KI von den Mitarbeitenden zum allergrößten Teil lediglich für die Kommunikation genutzt. „Die ist dadurch deutlich freundlicher geworden“, gibt Pardey lachend zu. Aber er hat Pläne, wie sich der Einsatz von KI in einer modernen (Krankenhaus-)Verwaltung weiter ausbauen lässt, die über die Vorbereitungen von Sitzungen in unterschiedlichen Formaten hinausgehen. Er sieht es als Basis für strategische Entscheidungen, Entlastung der Mitarbeiter:innen, aber auch als echten Wettbewerbsvorteil.
„Nehmen wir die Qualitäts- und Transparenzberichte: Rund 300 Seiten extrem komplexe Informationen. Heute kann ich die Berichte in das System laden und bekomme automatisch auswertbare Ergebnisse. Die ganze Fleißarbeit, wofür unsere Controller:innen stundenlang öffentliche Daten auswerten mussten, geht jetzt wesentlich schneller“, erläutert der kaufmännische Direktor und fügt hinzu: „Dadurch steigt die Qualität der Analyse, und wir gewinnen vor allem Zeit für die inhaltliche Tiefe.“
Auch für die Wirtschaftsplanung gibt es bereits Versuchsmodelle. So können große Excel-Tabellen mit komplexen Finanzkennzahlen nicht nur auf Fehler überprüft, sondern auch zur Entwicklung erster Planvorschläge genutzt werden. Beispielsweise die Simulation der Auslastungsentwicklung einer Tagesklinik – in Echtzeit und unter Berücksichtigung saisonaler Schwankungen. Aber das ist aktuell noch in einem Versuchsstadium.
Ziel: Ein unternehmensweiter Wissens-Chatbot
Die Einführung von KI-Lösungen im Krankenhausmanagement ist natürlich nicht frei von Herausforderungen. Datenschutz steht an erster Stelle, insbesondere wenn es um hochsensible Gesundheitsdaten geht. Für das UKSH kommt deshalb nur die Datenverarbeitung ausschließlich in einer EU-Cloud infrage. Die KI läuft dazu hybrid in der klinikeigenen Cloud sowie für ausgewählte Aufgaben auch in einer erweiterten Cloud außerhalb des Klinikums und wird so auch mit eigenen Daten trainiert. Momentan setzt man außerdem sehr stark darauf, die Mitarbeitenden im Umgang mit KI zu trainieren und regelkonform in Abläufe einzubetten. Der Mensch bleibt so in der Verantwortung, mit klarer Arbeitsteilung: Die KI bereitet Daten auf, die finale Bewertung und Entscheidung trifft das Fachpersonal.
Eine weitere Idee, die das UKSH verfolgt, ist eine unternehmensweite „Suchmaschine“: Ein Chatbot, der alle relevanten Informationen – von Patientenprozessen über Laborwerte bis hin zu administrativen Vorgängen – bündelt und auf Anfrage verständlich ausgibt. „In einzelnen, klinischen Fachbereichen, wo die Arbeitsbelastung besonders hoch ist, testen wir das bereits“, gibt Pardey Einblick, „wir nutzen dort bevorzugt Chatbots, die Laborwerte zusammenfassen oder Informationen bereitstellen.“
Die Vision: Künftig könnten Ärztinnen, Ärzte, Pflegekräfte oder Verwaltungsmitarbeitende schnell und unkompliziert alle für ihre Arbeit wichtigen Informationen abrufen – und sich so ganz auf die Versorgung der Patient:innen konzentrieren, während sie in Echtzeit mit den notwendigen Informationen versorgt werden.
KI als Partner für ein zukunftsfähiges Krankenhausmanagement
Die Erfahrungen am UKSH zeigen: KI ist im Krankenhausmanagement keine Science-Fiction mehr, sondern gelebte Praxis. Sie hilft, administrative Prozesse effizienter zu gestalten, die Datenqualität zu erhöhen und somit auch die strategische Steuerung zu verbessern. Der Healthcare Hackathon erwies sich als Katalysator – er brachte Menschen, Ideen und Technik zusammen und ermöglichte es, die KI-Anwendungen direkt zu testen und weiterzuentwickeln.
Wichtig bleibt: KI ist kein Ersatz für menschliche Erfahrung und Intuition – vielmehr ist sie ein Werkzeug, das Mitarbeitende entlastet, die Qualität der Arbeit steigert und neue Freiräume für die persönliche Zuwendung schafft. Die Zukunft des Krankenhausmanagements ist datengetrieben, kollaborativ und offen für Innovationen. Das Beispiel UKSH macht Mut, diesen Weg weiterzugehen und KI zum festen Bestandteil eines modernen, menschlichen Gesundheitswesens zu machen.