Die Verweildauer beschreibt den Zeitraum zwischen Aufnahme- und Entlasstag der Patient:innen. Mit der bereits lange zurückliegenden Einführung der DRGs wurden deutliche ökonomische Anreize gesetzt, die zu erbringenden Leistungen insbesondere hinsichtlich der benötigten Verweildauer zu optimieren. Im hochkomplexen Klinikalltag eine Herausforderung zwischen Notfällen, Personalengpässen, organisatorischen Aspekten und Ressourcenknappheit – und dem unwägbaren Faktor „Patient“. Hier können Gesundheitseinrichtungen inzwischen jedoch deutlich besser ansetzen und auf Transparenz, Kommunikation und vernetzte Systeme aufbauen, um Ressourcen möglichst effizient einzusetzen und Patient:innen optimal durch die Behandlung zu führen. Die Verweildauer ist Indikator dieser Effizienzen – und kurze Verweildauern sorgen gleichzeitig für eine höhere Patientenzufriedenheit.
Behandlungspfade im Klinikalltag durchsetzen
Effizientes Verweildauermanagement beginnt mit Transparenz: Welche Patient:innen und welche Eingriffe werden für die nächsten Tage erwartet? Welche personellen und räumlichen Ressourcen werden hierfür benötigt? Eine belastbare Vorausplanung baut zudem darauf auf, dass bei erwarteten Patient:innen keine Überraschungen auftreten und die nicht exakt planbaren Notfälle angemessen berücksichtigt werden. In der Praxis zeigen sich die Herausforderungen: Behandlungspfade der Patient:innen übergreifend sauber definieren und Prozessfortschritte kontinuierlich dokumentieren. Oft fehlt dem Personal aber ein zentrales Tool, das tatsächlich alle Schritte des Behandlungsprozesses abbildet, die beteiligten Berufsgruppen zusammenführt und Abweichungen bereichsübergreifend sichtbar macht.
In der klinischen Prozessarchitektur waren Patient:innen lange Zeit nur Elemente der Modellierung. Sie durchliefen Aufnahme, Untersuchungen, Operationen und Entlassung, ohne aktiv in Planung und Steuerung eingebunden zu sein. Entsprechende Möglichkeiten der Kommunikation und Einbindung fehlten. Die Einführung der Patientenportale hat das grundlegend geändert.
Patientenportale bauen erstmals Kommunikationsbrücken zwischen Patient:innen und Klinik auf – vor, während und nach dem Aufenthalt. Informationen können im Vorfeld erfasst, Termine vorbereitet und Abläufe synchronisiert werden. Anamnese, Dokumente oder Einwilligungen liegen vor, bevor Patient:innen das Krankenhaus betreten. Die Aufnahme erfolgt ohne Verzögerung; Diagnostik und Operationen werden planbarer, Ressourcen gezielter nutzbar. Patientenportale erlauben Nachsorge über Sektorengrenzen hinweg – etwa durch Videosprechstunden oder digitale Entlassgespräche. Damit verkürzt sich nicht nur die stationäre Verweildauer, sondern die gesamte Versorgungskette wird stabiler und transparenter. Als Plattform verbinden Patientenportale Primärsysteme wie Krankenhausinformationssystem (KIS), OP-Management oder Ressourcenplanung mit externen Partnern, Zuweisern und Patient:innen. Das ermöglicht einen Blick auf den Gesamtprozess in Echtzeit, vom erwarteten Eingang bis zur geplanten Entlassung.
Plattform als Modell der Zukunft
Die KIS sind bisher Herzstück der klinischen IT. Doch ihre Grenzen sind spürbar. Sie sind auf Dokumentation und Abrechnung ausgelegt, nicht auf eine dynamische Prozesssteuerung. Das Patientenportal übernimmt hier eine neue Rolle, integriert Daten, verbindet Prozesse und vernetzt die Akteure. Dabei muss es nicht auf die im Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) definierten Kriterien beschränkt bleiben. Patientenportale können erstmalig die Aufgabe einer integrativen Digitalplattform für Prozessmanagement unter aktiver Einbindung aller Beteiligten durch eine Prozesskette hinweg übernehmen.
Die Ziele des Verweildauermanagements – Ressourceneffizienz, Durchlaufoptimierung, Patientenzufriedenheit – können nun mit den Möglichkeiten entsprechend ausgebauter Patientenportale erreicht werden: Patientenportal 2.0. Die Systeme greifen ineinander, sobald das Portal nicht nur Kommunikations-, sondern auch Steuerungsfunktionen übernimmt. Wesentlicher Baustein dieser Entwicklung sind Behandlungspfade. Sie sind Abfolge aller Aktivitäten und Behandlungsschritte einer typischen Erkrankung, von der Aufnahme über Diagnostik und Therapie bis zur Entlassung.
In entsprechend fortschrittlichen Portallösungen der neuesten Generation können Behandlungseinheiten definiert und daraus Vorlagen für Behandlungspfade erzeugt werden. Diese lassen sich neuen Patient:innen zuordnen und individuell anpassen. Das Patientenportal zeigt dadurch allen Beteiligten, an welchem Punkt seines Behandlungspfads sich ein:e Patient:in gerade befindet, welche Schritte als Nächstes anstehen und wo und warum eventuelle Verzögerungen oder Abweichungen auftreten können. Die Kliniken lernen aus Planung, Dokumentation und der Auswertung der Behandlungspfade, sie erhalten Klarheit über die Ursachen und Auswirkungen der Abweichungen vom vorgesehenen Behandlungsprozess. Sie können die Abläufe anpassen und so die Verweildauer aktiv steuern. Es entsteht eine Planbarkeit, die den industriellen Produktionsprozessen ähnlich ist: mit klar definierten Ressourcen, Zeitfenstern und Abhängigkeiten.
Vom Vorbild industrieller Produktion und darüber hinaus
In der Industrie sind schlanke Produktionsprozesse und perfekt ausgeplante Maschinenbelegungen seit Jahrzehnten Standard. Perfekte Berechnungen vermeiden Stillstände und maximieren den Durchsatz. Im klinischen Kontext sind die Herausforderungen ähnlich, nur ungleich komplexer: OP-Säle, Diagnostikgeräte sowie ärztliches, pflegerisches und administratives Personal gilt es zu koordinieren, hinzu kommen Notfälle, Verschiebungen und individuelle Patientenbedürfnisse. Ein auf Behandlungspfaden basierendes Verweildauermanagement macht diese Komplexität besser beherrschbar.
Künstliche Intelligenz (KI) wird dabei künftig eine wichtige Rolle spielen. Mit jedem neuen Datensatz lernt das System hinzu: Welche Abläufe bewähren sich, wie lassen sich Aufenthaltszeiten verkürzen? Auf Basis des fortschreitenden Trainings lassen sich immer bessere Prognosen erstellen und Vorschläge für eine optimale Ressourcenbelegung machen. So wird das Krankenhaus zu einem lernenden System, das – im Sinne der Patient:innen – seine Abläufe kontinuierlich verbessert.
Mit der Einführung von Leistungsgruppen in der Krankenhausplanung geht einher, Behandlungen über Einrichtungen hinweg zu koordinieren. Patientenversorgung findet also künftig nicht ausschließlich in der Klinik statt, sondern entlang von Versorgungsstrukturen. Das erfordert eine neue Form der Zusammenarbeit – und wiederum eine Plattform, die den Informationsfluss steuert. Patientenportale sind hierfür prädestiniert, wenn sie sektorübergreifend konzipiert sind. Im Gegensatz zu einer IOP-Datenplattform können entsprechend weiterentwickelte Patientenportale Prozesse aktiv steuern, für Relevanz von Informationen sorgen, diese filtern und gezielt an die jeweils zuständige Einrichtung übertragen. Sie werden zukünftig die operative Schaltstelle eines sektorübergreifenden, gemeinsamen Verweildauermanagements sein.
Mehrwerte für Patient:innen, Mitarbeitende und das Gesundheitssystem
Die Vorteile dieser Entwicklung liegen auf der Hand. Patient:innen gewinnen Transparenz und Sicherheit. Sie wissen, was als Nächstes passiert, wann man sie entlässt und was in der Nachsorge geschieht. Frustrierend lange Wartezeiten und Informationslücken gehören der Vergangenheit an. Für die Häuser stehen steuernde Patientenportale auch für eine neue Form der Übersicht: Aufgrund der Vernetzung mit den Primärsystemen und der durchgehenden Integration der Patient:innen können Mitarbeitende Prozesse, Ressourcen und Abweichungen einfach erfassen und jederzeit einsehen. Ärztinnen und Ärzte, Pflegekräfte und Verwaltung können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt Informationen zu suchen oder Abläufe zu koordinieren. Auf der Gesamtebene des Gesundheitssystems wird ein spürbarer Beitrag zur Bewältigung des Fachkräftemangels geleistet. Das erwartete Mehr an Patient:innen lässt sich mit den bestehenden Ressourcen versorgen – jedoch nicht durch Mehrarbeit, sondern durch exzellente Organisation.
Die Vision reicht weiter: In einigen Jahren könnten KI-Systeme Bedarfe perfekt prognostizieren und Patientenströme sektorübergreifend leiten. Innerhalb der einzelnen Klinik könnten solche Systeme Behandlungspfade automatisch anpassen, OP-Reihenfolgen optimieren oder Entlassungstermine vorschlagen.
Der Mensch bleibt dabei im Fahrersitz, erhält aber einen digitalen Beifahrer, der die Komplexität der Route beherrschbar macht. Diese Form intelligenter Prozesssteuerung ist eine logische Weiterentwicklung der heutigen Systeme. Sie verbindet die Stärken moderner IT mit der Erfahrung des medizinischen Personals – und führt zu dem, was das Gesundheitswesen seit Jahren anstrebt: besser behandelte, zufriedene Patien-t:innen bei optimalem Ressourceneinsatz.
Mehr als eine Pflichtübung
Die Qualität des Verweildauermanagements spiegelt die Fähigkeit der Krankenhäuser wider, die eigenen Prozesse zu verstehen, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Patientenportale – weiterentwickelt als Digitalplattform jenseits der originären Wünsche des KHZG – sind der Schlüssel hierzu. Sie verbinden medizinische, organisatorische und kommunikative Aspekte zu einem Gesamtsystem, das Patient:innen einbindet, Mitarbeiter:innen entlastet und Ressourcen exzellent nutzt. Wir erhalten damit ein strategisches Instrument zur Transformation des Gesundheitswesens. Wer Verweildauer managt, denkt den gesamten Behandlungspfad digital.